#6 Project Schedulling - Diyan Aprilia Lestari

Diyan Aprilia Lestari (0216104050)
Kelas B – Reg B2
Dosen : Iis Rostiawati, S.E., M.M

Manajemen Waktu di dalam Proyek

Manajemen Waktu Proyek adalah Tahapan mendefinisikan proses- proses yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan biaya serta penjagaan kualitas produk atau servis dari proyek.

Tujuan Utama Manajemen Waktu Proyek

Tujuan utama manajemen waktu pada proyek adalah agar pelaksanaan proyek sesuai lingkupnya dapat memenuhi target waktu proyek yang telah ditentukan. Fokus manajemen waktu adalah membuat perencanaan jadwal proyek yang handal dan optimum atas sumber daya dan biaya serta pengendalian jadwal yang mampu mengidentifikasi dini keterlambatan untuk penanganan yang efektif dan efisien.

Faktor Penghambat Proyek

Faktor material
Faktor desain dan perencanaan
Faktor pelaksanaan dan hubungan kerja
Faktor peralatan
Faktor kondisi dan keadaan di lapangan
Faktor di luar kemampuan kontraktor.

Tahapan Manajemen Waktu di dalam Proyek

a. Definisikan Aktivitas

Merupakan kegiatan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan aktivitas atau pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan pada proyek. Daftar aktivitas ini dapat mengacu pada WBS (Work Breakdown Structure) yang telah disusun sebelumnya pada manajemen scope. Sebagaimana penyusunan WBS, tim proyek dalam mendefinisikan aktivitas ini perlu juga melibatkan stakeholder yang lain untuk memastikan bahwa aktivitas-aktivitas telah terdefinisi secara lengkap untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Dari definisi aktivitas ini pula, estimasi biaya, waktu dan kebutuhan sumberdaya lain dapat disusun.

b. Pengurutan Aktivitas

Setelah mendefinisikan aktivitas proyek, langkah berikutnya adalah membuat urutan aktivitas yang merupakan detil dari WBS, detil deskripsi produk, asumsi dan batasan-batasan untuk menentukan hubungan antar aktivitas. Termasuk dalam hal ini penjelasan tentang ketergantungan dan perbedaan bentuk ketergantungan. Ketergantungan dan hubungan akan menentukan urut-urutan aktvitas.

Terdapat 3 (tiga) aturan dasar dalam menyusun urutan aktivitas :

Ketergantungan Mandatori (Mandatory Dependencies)
Ketergantungan Lepas (Discretionary Dependencies)
Ketergantungan Eksternal (External Dependencies)

c. Estimasi Kebutuhan Aktivitas

Mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh aktivitas – aktivitas, seperti orang yang melakukan atau bertanggung jawab dengan sebuah aktivitas atau pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas. Sedangkan para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.

d. Estimasi Durasi Aktivitas

Estimasi durasi aktivitas sangat penting untuk mengetahui berapa lama waktu aktual (riil) yang sebenarnya dibutuhkan oleh proyek. Berdasarkan urutan aktivitas dan saling keterkaitan antar aktivitas, dimungkinkan terdapat beberapa aktivitas yang dapat berjalan simultan. Sehingga umur suatu proyek tidak serta merta merupakan total waktu semua aktivitas akan tetapi hasil dari manajemen waktu atau durasi aktivitas yang optimal.Batasan-batasan,asumsi-asumsi aktivitas dan ketersediaan sumberdaya proyek perlu dipertimbangkan untuk memperkirakan durasi aktivitas. Pengalaman manajer proyek atau pengalaman dari aktivitas yang serupa pada proyek lain merupakan salah satu masukan penting untuk memperkirakan durasi aktivitas.

e, Penyusunan Jadwal

Setelah semua aktivitas diperkirakan Proses manajemen waktu proyek selanjutnya adalah menyusun jadwal proyek yang realistis berdasarkan aktivitas-aktivitas yang sudah didefinisikan beserta estimasi waktu aktivitas. Terdapat beberapa tool yang dapat digunakan untuk menyusun pembuatan jadwal proyek, yaitu :

– Gantt chart

– Analisis PERT

f. Mengotrol dan Mengendalikan Jadwal

Mengontrol dan mengendalikan jadwal dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana .

Hubungan antar Aktivitas

Secara umum terdapat hubungan antar tugas/aktivitas dalam menajemen proyek ada 4 macam. Dalam menetapkan hubungan antar tugas/aktivitas, kita harus memahami predecessors dan successors. Predecessors adalah suatu tugas yang harus dimulai/diakhiri sebelum tugas yang lain dimulai/diakhiri atau suatu tugas yang mendahului tugas tertentu. Secara sederhana predecessors adalah prasyarat yang dalam hal ini suatu tugas yang harus diselesaikan sebelum tugas tertentu dimulai. Sedangakan successor adalah kabalikannya yaitu suatu tugas yang tidak dapat dimulai/diakhiri sebelum suatu tugas tertentu dimulai/diakhiri.

Hubungan Finish to start (FS)
Hubungan Finish to Fnish (FF)
Hubungan Start to Start(SS)
Hubungan Start to Finish (SF)

Gantt Chart

Gantt Chart adalah sejenis grafik batang (Bar Chart) yang digunakan untuk menunjukan tugas-tugas pada proyek serta jadwal dan waktu pelaksanaannya. Gantt Chart yang dikembangkan oleh Henry Laurence Gantt pada tahun 1910.

Pada dasarnya adalah suatu gambaran atas perencanan, penjadwalan dan pemantauan (monitoring) kemajuan setiap kegiatan atau aktivitas pada suatuproyek.

Kelebihan Gantt Chart

Sederhana, mudah dibuat dan dipahami
Digunakan untuk penjadwalan sederhana
Digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang
Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kekurangan Gann Chart

Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain
Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan
Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart

Contoh Gantt Chart

Dari Gantt Chart diatas dapat dilihat bahwa proyek telah berlangsung di minggu ke 6 (tanda panah kuning). Semua tugas yang terdapat didalam Gantt Chart telah dikerjakan sesuai dengan Jadwalnya.

Gantt Chart ini merupakan salah satu alat (tools) untuk melakukan perencanaan Proyek (Project Planning) dan juga sebagai alat untuk memantau perkembangan proyek .

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

PERT Merupakan metode analisis jaringan untuk memperkirakan umur proyek dengan memperhitungkan faktor ketidakpastian waktu masing-masing aktivitas. PERT memperkirakan umur proyek berdasarkan perkiraan waktu probabilistik dengan memertimbangkan 3 jenis waktu yaitu :

1.Waktu optimis (optimistic time)

2.Waktu normal (most likely time)

3.Waktu pesimis (pessimistic time)

Berdasarkan ketiga jenis waktu tersebut, maka waktu estimasi aktivitas diperoleh dengan rumus :

Keterangan:

Te : Waktu Efektif

To : Waktu Optimis

Tm : Waktu Normal

Tp : Waktu Pesimis

Contoh Soal :

Manajer proyek memperkirakan pekerjaan analisis sistem akan dapat diselesaikan dalam waktu 8 hari kerja. Akan tetapi berdasarkan pengalaman pada proyek sejenis, pekerjaan analisis sistem memerlukan waktu hanya 10 hari pada kondisi normal dan membutuhkan waktu 24 hari pada kondisi tidak normal.

Maka waktu (durasi) pekerjaan analisis sistem dapat ditentukan :

Sumber Referensi